Cuentas por pagar: los 4 grandes consejos para evitar clientes incumplidos.

Uno de los procesos más importantes en la gestión de una empresa es el control de las cuentas por pagar. Después de todo, es parte de la deuda y, por lo tanto, uno de los principales indicadores de su salud y estabilidad financiera. Para ayudarte en esta tarea, aquí te explicamos qué significa y cuatro buenos consejos para evitar el riesgo.

Según datos de Banxico el 58.4% de las empresas utiliza el financiamiento de proveedores. Desde pequeñas a grandes empresas, recurren a este método para financiar sus operaciones, como sabemos esto es beneficioso para estas empresas, pero también puede crear un riesgo para las empresas que otorgan el financiamiento.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar forman parte de las deudas de la empresa, es la compra de bienes o servicios a un proveedor a plazo o crédito. Explicado de otra forma, se trata de una obligación pendiente de liquidarse y se clasifican en corto plazo (se facturan en un periodo de vencimiento menor a un año) y largo plazo (se facturan en un periodo de vencimiento mayor a un año). 

Es importante conocer las cuentas por pagar de tus clientes y prospectos para poder comprender sus flujos de efectivo, lo que ayuda a determinar con mayor precisión la liquidez que tienen para poder cumplir con sus obligaciones. Contar con una buena gestión de cuentas por pagar permite que una empresa cumpla con sus obligaciones a tiempo, manteniendo un adecuado flujo de efectivo y una buena relación con sus proveedores.

Sabemos que evitar clientes incumplidos no es fácil, pero se puede prever poniendo en práctica algunas estrategias y hábitos de facturación.

1. Establece tus condiciones

Es muy importante que en todas tus facturas especifiques detalladamente cuáles son las condiciones de pago, el método y el período para hacerlo.

Tan importante es poner el número de cuenta donde se tiene que realizar el pago, como el período de tiempo que el cliente dispone para pagar la factura. Si no lo especificas, será difícil reclamar al momento del cobro.

Establece la política de cobranza que se ajuste a tu negocio, conoce a tu mercado y lo que hace tu competencia.

2. Facilita al máximo el proceso de pago

Facilitar el pago de tus clientes es una excelente manera de asegurarte que tus facturas se paguen a tiempo. Entre más simple sea el proceso, menos tiempo y esfuerzo le costará pagar su factura. En particular, los pagos en línea como PayPal, transferencias electrónicas, tarjetas de crédito o débito suelen ser más fáciles y rápidos a comparación de los métodos de pago tradicionales, como los cheques o pagos en efectivo.

Gracias a los sistemas de pago online, tus clientes podrán pagar desde una computadora o un celular. De esta manera, pagar las facturas requerirá de menos trabajo e incluso se podrá realizar de forma automática.

3. Digitaliza el proceso de gestión de cobros

Implementar herramientas tecnológicas para mejorar los procesos de tu negocio siempre es buena idea. En la gran mayoría de las empresas, la información para la gestión de cobranza se encuentra normalmente en varios lugares, como: hojas de Excel, notas, en tareas en Outlook o hasta en Word.

Hoy en día, existen softwares diseñados específicamente para la gestión de cobranza. La cual te permite automatizar los procesos que lleva a cabo tu equipo administrativo para realizar los cobros. Contar con estas plataformas te ofrecen muchos beneficios como, administrar todas las cuentas por cobrar, así como enviar mensajes y recordatorios a tus clientes. De esa manera, podrás reducir considerablemente a los clientes incumplidos.

4. Analiza el historial de tu cliente

Si desde un comienzo conoces a tus clientes, te evitarás muchos problemas de incumplimiento que afectan la operación de tu negocio. Es por eso que la mejor forma de tomar decisiones es analizando a profundidad a tu cliente para evitar riesgos innecesarios. Actualmente existe Ekatena, una plataforma que te ofrece un reporte de riesgo que te permite conocer las condiciones de pago que tienen tus prospectos con sus proveedores, así como la cantidad de facturas que están pendientes de pagar, también podrás conocer sus hábitos de pago y los plazos o tiempo promedio que tardan en realizar un pago.

Gracias a este reporte puedes obtener datos referentes a la situación financiera de una empresa, las cuentas por pagar y cobrar, entre más información que te ayuda a conocer a profundidad a un negocio. De esta manera podrás verificar si un negocio tiene o no los recursos suficientes para cumplir con sus obligaciones 

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